Wat is een back-up?

Een back-up is een kopie van je e-mail en bestanden opgeslagen op een externe locatie waar je niet in werkt.

Cloudopslag versus cloud back-up.

Een back-up en cloudopslag worden vaak door elkaar gehaald, maar ze hebben een fundamenteel ander doel. Een back-up is een kopie van je bestanden die je bewaart op een andere locatie waar je niet in werkt.

Het idee is dat deze kopie onaangetast blijft, zodat je altijd kunt terugvallen op een veilige versie wanneer er iets misgaat met je originele bestanden. Denk aan een harde schijf die crasht, een bestand dat per ongeluk wordt verwijderd of een computer die besmet raakt met ransomware: de back-up staat los van je dagelijkse werk en blijft daardoor betrouwbaar.

Cloudopslag daarentegen is juist bedoeld als werkruimte. Bestanden die je in Apple iCloud, Google Drive, Dropbox of Microsoft OneDrive zet gebruik je actief. Je opent ze, bewerkt ze en slaat ze opnieuw op, vaak zelfs samen met anderen. Alles wat je doet, wordt direct gesynchroniseerd.

Dat is handig voor toegankelijkheid en samenwerking, maar het betekent ook dat fouten meteen worden meegenomen. Als je per ongeluk een bestand verwijdert of overschrijft, gebeurt dat ook in de cloud. Je hebt dus geen onaangetaste kopie achter de hand, maar slechts een werkmap die meebeweegt met jouw acties.

Het verschil is dus dat een back-up bedoeld is als vangnet en bescherming, terwijl cloudopslag vooral gemak en flexibiliteit biedt om overal te kunnen werken. Wie cloudopslag ziet als back-up, vertrouwt blind op een systeem dat daar niet voor gemaakt is.

Pas wanneer je begrijpt dat cloudopslag een werkruimte is en geen echte back-up, zie je hoe belangrijk het is om daarnaast een aparte, veilige kopie van je bestanden te bewaren.

Welke back-up methodes zijn er?

Back-up methode:	Voordelen	Nadelen
Cloud back-up service.	Automatische dagelijkse back-ups Geen eigen hardware nodig Data veilig buiten kantoor/huis opgeslagen Vaak inclusief systeem- en e-mailback-up	Maandelijkse kosten. Data herstel afhankelijk van internet verbinding. Data staat bij een externe partij.
Synology NAS (lokaal) Of Synology Beestation voor particulieren.	Eenmalige investering (geen maandelijkse kosten) Volledige controle over je data. Kan systeem back-ups maken.	Zelf verantwoordelijk voor updates, beveiliging en onderhoud. Back-up staat lokaal, dus kwetsbaar bij brand/diefstal Vereist technische kennis (je bent zelf de beheerder.)
Handmatige back-up (externe SSD/HDD)	Goedkoop en eenvoudig Offline back-up, dus veilig tegen ransomware. Volledige controle, geen abonnementskosten	Handmatig uitvoeren, dus kans dat je het vergeet. Back-up snel verouderd als je niet regelmatig kopieert. Schijf kan fysiek stukgaan of kwijtraken
Systeem back-up:	Volledige kopie van je computer (OS, programma’s, instellingen) Handig bij softwarefouten of overstap naar nieuwe pc. Snel herstel van een compleet systeem.	Neemt niet automatisch alle cloud bestanden mee (bv. iCloud met Optimize Storage) Vereist aparte back-up voor bestanden en e-mails. Kan veel opslagruimte innemen

Wat is een cloud back-up service?

Een cloud back-up service is een dienst die je huurt bij een gespecialiseerde aanbieder. Het verschil met gewone cloudopslag is dat je deze dienst niet gebruikt als werkruimte, maar puur als vangnet. Je koppelt de back-up service rechtstreeks aan je bestaande cloud omgevingen, zoals Microsoft 365 of Google Workspace. Vanaf dat moment maakt de dienst automatisch dagelijks een volledige of incrementele kopie van je e-mails, agenda’s, bestanden,en andere data.

Het grote voordeel is dat je zelf niets hoeft te doen: de back-up draait op de achtergrond en bewaart je gegevens op een aparte, veilige locatie. Mocht er iets misgaan in je primaire cloud omgeving—denk aan per ongeluk verwijderen, een gehackte account of een ransomware-aanval—dan kun je altijd terugvallen op de back-up.

Omdat de dienst direct integreert met je bestaande cloudopslag, is dit de snelste manier om een echte back-up te realiseren, zonder dat je zelf extra hardware hoeft te beheren of handmatig kopieën hoeft te maken.

Cloud back-up service diensten: Synology C2, Acronis True Image, Dropsuite, RedStor.

Synology NAS lokale back-up.

Een Synology NAS is een uitstekende oplossing wanneer je een betrouwbare lokale back-up (Thuis of op kantoor) wilt realiseren zonder maandelijkse kosten. Je kunt het zien als een eigen mini-server die je thuis of op kantoor neerzet en die speciaal is ontworpen om je bestanden veilig op te slaan.

Het grote voordeel van een Synology NAS is dat je volledige controle hebt: je bepaalt zelf hoeveel opslagruimte je nodig hebt, hoe vaak er een back-up wordt gemaakt en je betaalt alleen voor de aanschaf van de hardware en de harde schijven.

Daarna zijn er geen terugkerende abonnementskosten, in tegenstelling tot een cloud back-up service waarbij je maandelijks betaalt voor opslag en gebruik.

Daar staat tegenover dat je bij een NAS ook zelf verantwoordelijk bent voor het onderhoud. Dat betekent dat je regelmatig updates moet installeren om de beveiliging op orde te houden, dat je de status van de harde schijven in de gaten moet houden en dat je af en toe controleert of de back-ups daadwerkelijk goed worden uitgevoerd.

Een Synology NAS is dus geweldig als lokale back-upoplossing en financieel aantrekkelijk op de lange termijn, maar vraagt wel om discipline en technisch beheer. De Synology Beestation is er voor particulieren en een Synology NAS is het beste voor geavanceerde thuisgebruikers en bedrijven.

Zo kun je het zien: een cloud back-up service is gemak en uitbesteden, terwijl een Synology NAS vrijheid en kostenbesparing biedt, mits je bereid bent zelf de rol van beheerder op je te nemen.

Back-ups maken via een externe SSD/HDD.

Handmatige back-ups maken via een externe SSD of HDD klinkt misschien wat ouderwets, maar het blijft een waardevolle en betrouwbare methode om je gegevens veilig te stellen. Je sluit simpelweg een externe schijf aan op je computer en kopieert daar je bestanden naartoe.

Omdat deze schijf daarna losgekoppeld kan worden, ontstaat er een offline back-up die volledig losstaat van je computer en je cloud omgeving. Dat maakt deze methode extra veilig tegen bijvoorbeeld ransomware, omdat de back-up niet direct bereikbaar is voor kwaadwillende.

Het grote voordeel van deze aanpak is dat je geen maandelijkse kosten hebt en dat je de volledige controle houdt over je gegevens. Net als bij een Synology NAS neem je echter zelf de rol van beheerder op je. Dat betekent dat je er actief voor moet zorgen dat je regelmatig een nieuwe kopie maakt, anders loop je het risico dat je back-up verouderd raakt.

Ook moet je de schijf goed bewaren, beschermen tegen fysieke schade en af en toe controleren of de bestanden nog correct leesbaar zijn.

In de praktijk zien we dat veel mensen tegenwoordig kiezen voor een cloud back-up service of een Synology NAS als eerste voorkeur, omdat die oplossingen het proces grotendeels automatiseren.

Toch blijft een handmatige back-up op een externe SSD of HDD een uitstekende aanvulling, juist omdat het een volledig offline kopie oplevert. Het is daarmee een extra laag zekerheid, mits je de discipline hebt om het consequent bij te houden.

Wat is een systeem back-up? (Time Machine en alternatieven)

Een systeem back-up is in feite een volledige kopie van je computer of notebook, inclusief het besturingssysteem, programma’s, instellingen en bestanden die lokaal aanwezig zijn. Het grote voordeel hiervan is dat je bij een softwarefout of een situatie waarin je computer niet meer wil opstarten, eenvoudig kunt terugkeren naar een eerdere staat, bijvoorbeeld van een week geleden.

Zo herstel je niet alleen losse bestanden, maar het hele systeem in één keer. Dit maakt een systeem back-up ook handig wanneer je moet herstellen vanwege een foutieve software update, overstapt naar een nieuwe of vergelijkbare computer die je snel wilt inrichten.

Synology biedt de mogelijkheid om systeem back-ups te maken, zowel via hun cloud back-up service (Synology C2) als met een eigen Synology NAS. Daarmee kun je dus een complete kopie van je systeem veiligstellen. Toch is het belangrijk om te begrijpen dat een systeem back-up niet automatisch álle bestanden uit je cloudopslag meeneemt.

Cloudbestanden die niet fysiek op je computer staan, worden namelijk niet meegenomen in de back-up. Dit is een veelgemaakte fout bij Apple-gebruikers die vertrouwen op Time Machine. Wanneer de optie Optimize Mac Storage is ingeschakeld, worden bestanden vaak alleen in iCloud bewaard en niet lokaal op de Mac.

In dat geval neemt Time Machine deze bestanden niet mee in de back-up. Alleen wanneer je de functie Keep Downloaded activeert, worden alle bestanden fysiek op je Mac opgeslagen en dus meegenomen in de back-up. Dat vraagt uiteraard wel meer schijfruimte.

Bij Windows gebruikers die gebruik maken van Microsoft OneDrive heet deze functie files on demand, ook hier geldt dat een systeem back-up bestanden in Microsoft OneDrive alleen meeneemt als deze fysiek lokaal op de computer, notebook staan.

Kortom: systeem back-ups zijn ideaal om je computer te herstellen na softwareproblemen of om snel een nieuw systeem in te richten. Voor het veiligstellen van je e-mails en bestanden blijft het echter cruciaal om daarnaast te vertrouwen op een goede cloud back-up service, een Synology NAS of handmatige back-ups via een externe SSD of HDD.

Daarmee dek je alle scenario’s af en voorkom je dat je belangrijke data verliest.

De 3-2-1 back-up methode toepassen.

• 3 kopieën van je data: je hebt altijd drie versies van je bestanden – het origineel en twee back-ups.
• 2 verschillende soorten media/opslag: bijvoorbeeld een NAS én een externe harde schijf, zodat je niet afhankelijk bent van één type opslag.
• 1 kopie buiten de deur: een back-up die fysiek of digitaal op een andere locatie staat, zodat je beschermd bent tegen brand, diefstal of andere lokale rampen.

Aanbevolen back-up methode voor Windows gebruikers met Microsoft OneDrive, Google Workplace.

Als je dagelijks gebruikt maakt van een cloud opslag zoals Microsoft 365 of Google workspace kan je het beste gebruik maken van een Cloud back-up service en een Synology NAS (of Synology Beestation voor particulieren)

Door het combineren van deze back-up oplossingen gebruik je 2 verschillende back-up oplossingen. Bovendien heb je een externe back-up via de cloud back-up service en een lokaal kopie thuis of op kantoor binnen handbereik.

Als extra offline back-up kan je gebruik maken van een externe hdd/ssd voor extra zekerheid. Met deze methode heb je op een praktische manier 3 kopieën van je data om jouw e-mails en bestanden veilig te stellen.

Aanbevolen back-up methode voor MacOS gebruikers met Apple iCloud.

Als je gebruikt maakt van Apple iCloud kan je helaas geen cloud back-up service gebruiken. (Deze mogelijkheid is er niet voor Apple) Je kan enkel back-ups maken via Time Machine (Systeem back-up met beperkingen zoals eerder aangegeven) en handmatig back-ups maken naar een externe HDD/SSD.

Het is raadzaam om te kiezen voor een goede Synology NAS (er zijn tevens mogelijkheden via een Synology Beestation alleen beperkt) en de Time machine back-up te gebruiken. Zorg er alleen voor dat je de Optimize mac storage uitschakelt zodat alle bestanden fysiek op de mac worden opgeslagen.

Als 2^e back-up kan je Synology Drive gebruiken die een specifieke map bijvoorbeeld wekelijkse kopieert naar de Synology NAS. Hierdoor ben je minder afhankelijk van de Time Machine back-up.

Als 3^e back-up kan je het beste handmatig bestanden kopiëren vanuit Apple iCloud naar een externe HDD/SSD zodat je een offline kopie hebt van je bestanden.

Zoals je ongetwijfeld in ziet is het voor Mac gebruikers iets ingewikkelder om goede back-ups te maken, het vereist meer handmatige handelingen en een goede routine om er zeker van te zijn dat je een back-up hebt van je e-mail en bestanden.

Heb je al meerdere back-ups geregeld van jouw e-mail en bestanden?

Ik kan je niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om je back-ups goed te regelen. Te vaak hoor ik mensen zeggen dat hun bestanden “wel veilig staan in de cloud”, terwijl cloudopslag géén back-up is maar een werkruimte die alles meebeweegt – ook fouten en verwijderingen.

Ik wil je echt meegeven dat je hier niet licht over moet nadenken. Een goede back-upstrategie is geen luxe, maar een noodzaak.

Heb je hierbij advies nodig rondom het uitkiezen van een goede back-up met inrichting, plan eenvoudig online adviesgesprek met mij in.