Back-ups maken voor thuisgebruik.
Het maken van maken back-ups is vandaag de dag steeds belangrijker omdat we steeds meer digitale informatie verzamelen. Van alle e-mails, belangrijk documenten, contracten of foto’s we slaan steeds meer digitaal op.
Het maken van back-ups wordt vaak vergeten of mensen zijn in de veronderstelling omdat ze een cloud opslag gebruiken zoals Apple icloud, Google Drive, Microsoft OneDrive of Dropbox gebruiken dat ze automatisch een back-up hebben van hun gegevens. Dit is echter niet zo, in dit blog bericht geef ik aankoopadvies rondom back-up mogelijkheden en een korte handleiding hoe je actief back-ups maakt.
Cloud opslag is geen back-up.
De eerste mythe die de meeste geloven is bestanden opslaan in de cloud met een cloud opslag is een back-up. Dit is niet zo! Een cloud opslag is enkel een praktisch manier die jouw bestanden synchroniseert van jouw apparaten naar de cloud en weer terug. Hiermee heb je toegang tot al jouw bestanden via vrijwel elk apparaat.
Als je jouw telefoon kwijt raakt of er gaat een laptop stuk dan kan je met een cloud opslag bestanden terugzetten. Hierdoor denken de meeste dat een cloud opslag een online back-up is, omdat het vaak zo wordt gepromoot als een online back-up.
- Echter omdat je via verschillende apparaten synchroniseert kan er iets mis gaan met synchroniseren waardoor bestanden beschadigen.
- Een cloud opslag beveilig je met een wachtwoord en bij voorkeur met 2 staps verificatie. Heb je dit niet gedaan dan kan je er op een gegeven moment achter komen dat kwaadwillende jouw bestanden versleutelen waardoor je geen toegang hebt tot jouw bestanden.
- Heb je de beveiliging van jouw apparaten niet op orde dan kan malware bestanden verwijderen uit jouw cloud opslag.
- Cloud opslag leverancier hebben in hun voorwaarden staan dat ze enkel een cloud opslag service leveren waarmee je jouw bestanden kan synchroniseren op verschillende apparaten. Ze maken geen back-up en herstel mogelijkheden zijn beperkt.
- Je kan zelf per ongeluk bestanden verwijderen uit jouw cloud opslag.
- Door een phising link aan te klikken in jouw e-mail of via een sms kunnen kwaadwillende toegang krijgen tot jouw cloud opslag.
Kortom het hebben van een goede back-up is heel belangrijk.
Wat is een back-up van jouw e-mail en bestanden?
Een back-up is een kopie van jouw bestanden op een aparte locatie waar je niet in werkt en die niet wordt gesynchroniseerd op andere apparaten. Lees deze zin nog een paar keer…
Het is aanbevolen om niet afhankelijk te zijn van 1 back-up oplossing, zorg voor min. 2 back-up oplossingen in het geval de 1e back-up niet werkte. Zie het maar als het hebben van een branddekken in huis (liefst 2) en daar hoort ook een rook melder en brandblusser bij. Je wilt graag voorbereid zijn als er iets misgaat.
De 3-2-1 back-up methode.
Maak 3 kopieën van jouw e-mail en bestanden.
Het hebben van 3 kopieën gaat wel een stapje verder en prijstechnisch investeer je hier meer in. In de voorbeelden die ik ga geven begin ik met 2 kopieën. Meer omdat ik vind dat het prijstechnisch leuk moet blijven en voor iedereen toegankelijk.
Gebruik 2 verschillende back-up mediums of diensten.
Met verschillende diensten of mediums, bedoelden we externe schijven, een Synology NAS of een Cloud back-up service zoals Acronis Cyber Protect home office of bijv. Synology C2. Zoals aangegeven als er een niet werkt kan je terugvallen op een ander.
1 back-up buiten de deur.
Als je back-ups maakt met externe schijven en er is brand of de schijf valt op de grond of door een stroom storing gaat die mooie Synology NAS kapot dan ben je alweer 1 back-up medium kwijt. Vandaar altijd een back-up buiten de deur en nee niet in je schuur of garage.
Hoe kan je de 3-2-1 back-up methode toepassen?
Allereerst is het belangrijk om te weten welke back-up mogelijkheden er zijn met de voor en nadelen.
Externe harde schijf (tegenwoordig vaak een SSD.): Met een externe schijf kan je eenvoudig een back-up maken van jouw e-mail en bestanden. Simpelweg aansluiten aan jouw computer of laptop kopieer de bestanden naar de externe schijf (tegenwoordig kan het met handige tools die vaak worden meegeleverd.) en volia je hebt een back-up. Daarna berg je de externe schijf veilig op en volgende maand herhaal je dit proces.
Voordeel: laagdrempelig iedereen heeft dit weleens gedaan. Het is een goedkope oplossing eenmalige aanschaf en je kan aan de slag.
Nadeel: Als je niet elke maand een back-up maakt dan zijn jouw back-ups altijd oud, als de externe schijf valt of op een andere manier stuk gaat dan heb je geen back-up.
Synology NAS: Dit is een netwerkschijf een beetje hetzelfde als een externe schijf alleen deze wordt aangesloten aan jouw thuisnetwerk en biedt een simpele tool die geheel automatisch back-ups maakt van jouw e-mail en bestanden. Hierdoor hoef jezelf niet herinneren of maandelijks een back-up te maken die doet de Synology NAS voor je.
Voordeel: Een praktisch oplossing die automatisch een back-up maakt van jouw e-mail en bestanden. Het is een eenmalige investering zonder maandelijkse of jaarlijkse kosten.
Nadeel: Dit is ook gewoon een apparaat in huis en door een stroomstoring of een hardware probleem kan falen.
Een cloud back-up service: Met een cloud back-up service wordt er dagelijks, wekelijks of maandelijks een back-up gemaakt van jouw e-mail en bestanden. Je installeert een app op jouw apparaat en de back-up wordt automatisch opgeslagen in een back-up cloud. Ja ik hoor je denken maar die cloud is toch niet zo veilig. Nogmaals het is een cloud back-up service, je werkt niet in deze cloud back-up, je synchroniseert niet op verschillende apparaten. Je zal deze enkel gebruiken om een back-up terug te zetten.
Voordeel: Alles gaat eigenlijk automatisch en alles wordt eenvoudig opgeslagen in de cloud back-up service. De back-up wordt versleuteld opgeslagen met een wachtwoord. (uiteraard een sterk wachtwoord gebruiken.
Nadeel: je betaalt jaarlijks of maandelijks voor de back-up service omdat je cloud opslag huurt voor jouw back-up. Heb je veel grote bestanden dan kan de prijs aardig oplopen. Uiteraard belangerijk om een sterk wachtwoord te gebruiken en mocht je deze vergeten dan heb je pech er is geen herstel mogelijkheid. Om jouw privacy te beschermen kan de cloud back-up service alleen jouw back-up herstellen met jouw wachtwoord. Het is belangrijk dat je deze goed bewaard.
Back-up mogelijkheden toepassen voor thuisgebruik.
Misschien snap je het al een beetje dat alle 3 de oplossingen hun voor en nadelen hebben. Sterker nog door enkel maar een oplossing te gebruiken heb je maar 1 back-up en we willen er natuurlijk min. 2 hebben.
Persoonlijk raad ik je aan een cloud opslag te gebruiken om in te werken die je kan koppelen aan een van deze back-up mogelijkheden om het een stuk makkelijker te maken. Als je helemaal geen cloud opslag wilt gebruiken (ja die mensen zijn er ook.) geen nood ik zal hieronder ook andere voorbeelden geven.
Microsoft account, Microsoft OneDrive met de 3-2-1 back-up oplossing.
Voor Windows gebruikers wordt een stuk makkelijker als je een Microsoft e-mailadres gebruikt (@outlook @live @msn @hotmail) samen met Microsoft OneDrive. Dit zorgt er namelijk voor dat je vanuit een centrale plek werkt en dat we ook vanuit een centrale plek back-ups gaan maken.
Als je nu een data schijf gebruikt of bestanden op allemaal verschillende plekken opslaat dan maak je het voor jezelf simpelweg moelijker.
Optie 1 Externe SSD (Synology BeeDrive) met een cloud back-up service.
Deze methode is prijstechnisch het goedkoopst, Door gebruikt te maken van een Microsoft e-mailadres en Microsoft OneDrive kan je met Acronis Cyber Protect Home Office jouw account koppelen aan de Acronis back-up service.
Dagelijks wordt er automatisch van cloud to cloud een back-up gemaakt van alle e-mail en bestanden in jouw account. Gewoon lekker simpel en je hebt geen aparte app nodig op jouw laptop of computer. (Mits je natuurlijk centraal werkt via Microsoft OneDrive). Deze oplossing begint vanaf € 89,99 per jaar en een Microsoft OneDrive abonnement rond de € 25,- per jaar.
Via de synology BeeDrive kan je zelf handmatig back-ups maken bijv. maandelijks. Het nadeel is alleen dat je dit wel moet blijven doen om die 2e back-up up-to-date te houden.
Investering: +/- eenmalig € 150,- a € 250,- en jaarlijks € 115,-
Optie 2 Synology Nas met een of twee cloud back-up service.
Deze methode is bijna hetzelfde alleen nu gaan we de Synology NAS meer gebruiken. We blijven centraal werken met een Microsoft account en Microsoft OneDrive. Het is het makkelijkst om ook hier gebruik te maken van Acronis Cyber Protect Home Office waar we het Microsoft account aan koppelen.
Met de Synology NAS kunnen we een back-up maken van OneDrive en met de Synology Nas back-up tool kunnen we een back-up maken van het outlook back-up bestand. (Ja het is een beetje technisch.) Alle e-mail en bestanden worden ook opgeslagen op de Synology NAS en dit gaat automatisch volgens het ingestelde schema.
Hiermee doen we een beetje hetzelfde als de eerste optie, we maken gebruik van de back-up service en de Synology i.p.v. een externe ssd.
Nu komt de bonus Synology heeft ook een cloud back-up service waarmee je een back-up kan maken van jouw Synology NAS naar Synology C2 back-up. Het komt er dan zo uit te zien.
Microsoft account, OneDrive > Acronis Cyber Protect home office (dagelijkse back-up)
Microsoft account, OneDrive > Synology Nas > Synology C2. (Meestal wekelijkse back-up)
De optie voor Synology C2 kan een beetje overdreven zijn, echter stel dat je nu al die baby foto’s of belangrijke contracten kwijtraakt dan ga je toch 2x nadenken wat handig is.
Investering: +/- eenmalig € 499,- (afhankelijk van de NAS en de opslagruimte) en jaarlijks € 189,-
Optie 3 voor Apple gebruikers.
Als je werkt met Apple dan kan je een van bovenstaande opties gebruiken mits je werkt met een Microsoft account en OneDrive omdat het principe hetzelfde is. Echter als je gebruik maakt van Apple icloud dan kan je onderstaande methode gebruiken.
Voorheen leverde Apple Time capsule’s (eigenlijk de Apple NAS) waar mee je via Time Machine automatisch back-up kon maken. Apple is hiermee gestopt en Synology aangewezen als de beste keuze om een back-up te maken via de Time Machine app.
Het principe is hierdoor hetzelfde als Apple gebruiker kan je een Synology NAS kopen, deze configuren voor Time Machine en volia je hebt eigenlijk hetzelfde als de Apple Time capsule.
Voor de extra back-up raad ik je aan om Synology C2 te gebruiken waarmee je automatisch een back-up kan maken van je Synology NAS. Op deze manier heb je het makkelijk en snel geregeld.
Wel even belangrijk: Ik raad je aan om de Synology Nas back-up tool te gebruiken naast Time Machine zodat niet alleen een time machine back-up op de Synology NAS wordt opgeslagen maar ook de losse bestanden die je aangeeft in de Synology back-up tool.
Stel dat je jouw Synology NAS moet herstellen met Synology C2 en om een of andere reden wordt de Time Machine back-up niet goed teruggezet dan kan je niks herstellen. Door ook jouw bestanden los te back-upen is er een individuele mogelijkheid om jouw bestande te herstellen naar de Synology NAS.
Alternatief met Acronis Cyber Protect home office.
Als je nu denkt Tja met de Synology C2 vind ik iets te technisch dan is Acronis jouw praktisch oplossing naast jouw Synology NAS. Met Acronis wordt er automatisch een back-up gemaakt van jouw macbook of imac naar de Acronis back-up cloud.
Apple macbook, imac > Time Machine met Synology Nas en Synology back-up tool > Synology C2 back-up service.
Apple matchbook, imac > Time Machine met Synology Nas en Acronis Cyber Protect Home Office.
Investering: +/- eenmalig € 499,- (afhankelijk van de NAS en de opslagruimte) en jaarlijks € 189,-
Optie 4: Zonder cloud opslag.
Als je geen gebruik maakt van Microsoft OneDrive dan wordt het back-uppen iets complexer. Hetzelfde geldt als je gebruik maakt van Google Drive of Dropbox. Voornamelijk omdat je jouw e-mail apart moet back-uppen. (bijv. omdat je e-mail hebt via jouw e-mailprovider.)
Google Drive en Dropbox.
Met Google Drive en Dropbox kunnen we alleen gebruik maken van de Synology NAS, de Synology NAS kan wekelijks een back-up maken van alle bestanden in Google Drive en Dropbox. Voor een extra kopie van jouw bestanden kan je gebruik maken van Synology C2 die wederom een back-up maakt van de Synology NAS.
Back-up maken van jouw E-mail (internetprovider bijv. Ziggo, KPN enz.)
Als je gebruik maakt van Microsoft Outlook dan wordt er een back-up bestand gemaakt in de mijn documenten map in de submap outlook bestanden. Deze map kan je wederom laten back-uppen met de Synology Nas back-up tool en met Synology C2 die een back-up maakt van jouw Synology NAS zijn er ook 2 kopieën van jouw e-mail.
Back-up maken van Gmail (niet mogelijk)
Een back-up maken van Gmail is zover bekend (dit moment van schrijven) niet mogelijk of in ieder geval niet makkelijk. Gmail is een online e-maildienst die je voorheen wel kon verbinden met outlook maar daar zijn ze mee gestopt. Als je de e-mailservice gebruikt van Gmail, raad ik je aan over te stappen naar een e-mailservice waarmee het in ieder geval makkelijker is om back-ups van te maken.
Back-ups maken als je geen cloud opslag gebruikt.
Het is voor mij een beetje ouderwets maar het kan natuurlijk zijn dat je niks met de cloud te maken wilt hebben en alles op jouw computer of laptop opslaat. Acronis Cyber Protect home office is de makkelijkste manier op een back-up te maken van het gehele systeem. Je gebruikt dan wel een cloud back-up service.
Het alternatief is de Synology BeeDrive en Synology NAS, echter zoals je waarschijnlijk nu zal begrijpen als je een extra kopie wilt van je bestanden op een andere locatie ga je toch op een of andere manier gebruik maken van de cloud. Het is aan jouw in hoeverre je dat wilt, nogmaals acronis cyber protect home office is de laagdrempelige oplossing samen met bijv. een Synology Beedrive heb je toch eenvoudig een dubbele back-up.
Mocht je overstappen naar een Microsoft e-mailadres dan heb je wederom het voordeel van Acronis dat er dagelijks een back-up gemaakt wordt van jouw e-mails.
Welke back-up oplossing is voor jouw het meest praktisch?
Acronis Cyber Protect Home Office gecombineerd met een Synology BeeDrive of Synology Nas is uiteindelijk de meest praktisch oplossing helemaal als je gebruik maakt van de Microsoft e-mailservice en Microsoft OneDrive.
Acronis Cyber Protect Home Office heb je vanaf € 89,99 per jaar, daar komt bij dat je met Acronis ook mobiele apparaten kan back-uppen (het gaat hierom de foto’s, video’s en contacten op jouw toestel.)
De Synology BeeDrive of Synology NAS zijn jouw e2 back-up optie, geheel afhankelijk van hoeveel je wilt investeren in deze oplossing. Houw er rekening mee dat je zelf handmatig back-ups maakt met de Synology BeeDrive en dat de Synology NAS regelmatig software updates hebt die je dient te installeren.
De Synology BeeDrive is een laagdrempelige oplossing als je niet zo technisch bent en met de bijgeleverde software kan je eenvoudig back-ups maken.
Met de Synology NAS is het belangrijk dat je meer technische kennis hebt of je zal bijv. elke 6 maanden een IT-dienstverlenner inhuren voor het onderhoud van de Synology NAS.
Voor Apple gebruikers is het kortom verplicht om goed op te letten met hun Synology NAS de software update tijdig worden geïnstalleerd of wederom huur een Apple IT-Diensteverlenner in die jouw regelmatig hiermee helpt om problemen te voorkomen.
Nog vragen of hulp nodig met jouw back-up?
Mocht je na het lezen van het artikel nog vragen hebben kan je ze hieronder stellen bij de reacties of als je hulp nodig hebt met het instellen van jouw back-up zie mijn plug & play installatieservice of plan een afspraak voor een vrijblijvend adviesgesprek.
